トランクルームの契約に必要な書類や契約までの流れは？初期費用の内訳も徹底解説！

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近年、収納場所の補完や防災の一環として、トランクルームの利用がますます増えてきています。ここ最近では、トランクルームを利用するにあたり、手続きもしやすくなり、また手軽に利用できるようになってきています。
しかし、「トランクルーム」という物件を借りる以上、「契約」というものは必須になってきます。「契約」と聞くと、皆さんは大変面倒なものに思えるかもしれませんが、流れが把握できればそれほど面倒ではありません。

ここでは、トランクルームの契約の際に必要な書類や初期費用について、チェックすべきポイントについて解説します。スムーズな契約ができるよう、これからご紹介するポイントをしっかり押さえておきましょう。

トランクルームの契約に必要な書類は3種類

トランクルームを利用するためには、アパートを借りるときと同じように、運営会社と契約を交わさなければなりません。利用者の信用度を確かめるためにも、その個人情報の提供は必要となります。

トランクルームを契約する際に必要な書類は、次の3種類となります。

1. 賃貸借契約書または寄託契約書
2. 支払い方法申込書
3. 保証委託契約書兼保証契約書

これらについて、一つずつ解説していきます。

賃貸借契約書または寄託契約書

この書類は、トランクルームを借りるにあたって、必要となる基本情報を登録するための書類で、契約内容によって、以下のように名称が変わります。

• 賃貸借契約書…保管スペースを貸し出すだけの場合
• 寄託契約書…トランクルームが責任を持って荷物を預かる場合

契約内容によって、運営会社が持つ責任範囲や補償範囲が異なりますが、いずれも記載内容には違いがありません。
その記載項目は、次のとおりです。

• 契約者の情報
• 契約者の勤務先情報
• 利用するトランクルームの情報
• 緊急連絡先

以上について、解説していきます。

契約者の情報

トランクルームを利用する本人の情報を記入します。その情報としては、次のとおりです。

• 氏名
• 住所…現住所のみ記載する場合と旧住所と新住所の2つを記載する場合があり
• 生年月日…年齢も記入する場合があり
• 連絡先…電話番号、FAX番号、メールアドレス、請求書・案内書類の送付先
• 個人情報の詳細…居住形態、職業、雇用形態、給料日など
  
  

契約者の勤務先情報

契約者の信用度を確かめるためにも、勤務先の情報は必須となります。
次の内容を記入します。

• 勤務先の社名
• 所在地
• 役職
• 勤続年数
• 電話番号
• FAX番号
• 年収

利用するトランクルームの情報

こちらは、これから利用するトランクルームの情報を記入します。

• トランクルーム名称
• 部屋番号
• 保管予定荷物の内訳
• 収納品時価換算額等…だいたいの額でよい

緊急連絡先

この緊急連絡先とは、万が一、利用者が未払いのまま行方不明や死亡などで、残された荷物の処分について相談できる相手を探すために必要な内容となります。
連帯保証人とは違い、未払いの際、緊急連絡先の相手に直接利用料を請求するというものではありません。

• 氏名…本人以外で別所帯を持っている者
• 生年月日…年齢も記入する場合があり
• 住所
• 連絡先…電話番号、FAX番号、メールアドレス
• 個人情報の詳細…居住形態、年収

緊急連絡先の、契約者との続柄ですが、運営会社のほとんどでは、契約者の連絡先を紹介できる3親等以内の親族を推奨しています。

支払い方法申込書

初期費用や月額料金の支払い方法を申し込むための書類です。基本的には、金融機関からの引き落とし、もしくはクレジットカード払いの2種類となります。
クレジットカード払いを受け付けていないトランクルームでは「口座振替依頼書」と呼ばれることもあります。
記載する内容は、次のとおりです。

• 氏名
• 住所
• 金融機関引き落としの場合…月額料金の引き落とし口座情報
• クレジットカード払いの場合…クレジットカード情報
• 緊急連絡先…賃貸借契約書または寄託契約書での記載項目と同じ

保証委託契約書兼保証契約書

こちらの書類は、保証会社との契約を結ぶための書類です。保証会社とは、保証料を支払うことで、もしも契約者が利用料を支払えなくなった場合に、代理で運営会社に利用料を弁済してくれる会社です。
保証人不要の際、保証人を必要とする代わりに、保証会社の利用が求められる場合に必要な書類です。保証会社の利用がないトランクルームでは、記入の必要がないケースもあります。
記載する内容は、次のとおりです。

• 賃借人の現住所
• 賃借人の氏名
• 賃借人の生年月日
• 連帯保証人の現住所
• 氏名
• 生年月日

トランクルームの契約書でチェックするべき項目

トランクルームの契約の際、契約書は十分目を通しましょう。十分目を通さなかったがために、却って遭わなくてもよいトラブルに遭遇してしまうケースもあります。
トランクルームの契約書で、特にチェックするべき項目は、次の3つです。

1. 禁止事項
2. 補償
3. 解約時の取り決め

それでは、詳しく見ていきましょう。

禁止事項

トランクルームを利用する際の禁止事項として、ほとんどのトランクルームでは、以下の事項を禁止しています。

• 人の居住・宿泊・長時間の滞在
• 騒音や共有部分の占拠、その他迷惑行為
• 危険物・異臭物・腐敗しやすいものの収納
• 現金あるいは換金可能なもの、高価なものの収納
• 内壁や床などに手を加えること

以上は、施設を借りるにあたり、常識的な範囲内で禁じられている事項です。しかし、施設によっては特有の禁止事項もあります。
例えば、禁止収納物にバイクが含まれている場合などです。
そのような場合、趣味や駐輪場の代用としてバイクの収納を検討されている方は、十分注意しましょう。トランクルームを選ぶ際には、前もって確認できるのなら、事前に契約書も確認しておきましょう。
これから収納する荷物が、禁止事項に触れないかどうか照らし合わせながら、最適なトランクルーム選びをしましょう。

荷物に対する補償制度

トランクルームで荷物を保管している間、破損や盗難といった損害は、基本的にはめったに起こりません。しかし、万が一に備えて、荷物に対する補償制度がどれだけ充実しているかをチェックすることは、契約後の安心感につながります。
チェックする際、以下のポイントを押さえておきましょう。

• 補償があるかないか
• 補償がある場合、その内容
• 補償に対する限度額
• 補償可能な回数

運営会社によっては「荷物の盗難や破損において一切責任を負いません」というところもあり、その場合は、各自で保険に加入する必要があります。補償がある場合、運営会社で保険に加入している場合がほとんどなので、その内訳もチェックするようにしましょう。
補償の内容としては、主に次の通りです。

• 火災
• 盗難
• 漏水

トランクルームによって、これら全てカバーしていないケースもあれば、これら以外にもカバーしているケースもあります。補償がどれだけ充実しているかについても、しっかりチェックしておきましょう。

解約時の取り決め

短期・長期を問わず、解約時の取り決めについても、前もって契約書に目を通しておきましょう。

「2週間ほど使う予定だったのに1ヶ月経たないと解約してくれない」
「荷物は片づけたので、すぐに解約を申し込んだら、月末まで解約できなかった」
「解約したら、あれこれ費用を請求された」

事前に目を通さなかったがために、こうしたトラブルに見舞われるケースも起こります。

契約書の解約の項目で、チェックすべき内容は、次のとおりです。

• 最低利用期間
• 解約の申し出
• 鍵等の返却方法
• 解約日
• 解約後に荷物を置き忘れてしまった場合や荷物の運び出しが解約月の間に終わらなかった場合の対応
• 料金の請求

これらについて、解説していきましょう。

最低利用期間

トランクルームを利用する際、最低利用期間というものが定められています。その多くは1ヶ月を最低利用期間としています。
そのため、短期での利用の際は、十分チェックするようにして、1ヶ月未満で利用される際は、日単位あるいは週単位で利用できるところを選ぶようにしましょう。

解約の申し出

解約を申し出る際も、思い立ってすぐ解約できるわけではありません。
事前に運営会社に連絡をしておく必要があり、1ヶ月前までに申し出なければならないところがほとんどです。「もう使わないから解約したい」と今すぐ連絡しても、翌月末まで待たなければならず、また翌月分の利用料も発生してしまいます。
そのため、いつまでに解約を申し出なければならないかについても、確認しなければなりません。

鍵等の返却方法

解約の際、利用していた鍵やセキュリティカードなども返却しなければなりません。基本的には、郵送で運営会社に返却する決まりになっているところがほとんどですが、運営会社によっては、鍵として使用していた南京錠の返却は不要なケースもあります。

しかし、返却すべきところを返却しなかったがために、解約するつもりだった月の翌月も、利用料が引き落とされたといったことも起こります。
鍵などの返却方法はしっかりとチェックして、確実にそれを守るようにしましょう。

解約日

各トランクルームの運営会社では、解約日というものが定められています。そのほとんどが、月末に指定されています。
そのため「早く荷物を片付け終えて引き払ったから、残りの日数を日割りで返却してほしい」と言っても、応じてくれません。事前に解約日についても、頭に入れておく必要があります。

解約後に荷物が残ってしまった場合の対応

解約するにあたっては、全て荷物を引き払い、トランクルームの中に荷物が残っていないことを確認しておくに越したことはありません。しかし、うっかり荷物を置き忘れてしまったことも考えて、その際の運営会社側の対応も確認しておきましょう。
運営会社によっては、大きく分けて以下の2つの対応に分かれるでしょう。

• 残った荷物は運営会社側で処分
• 荷物が置かれていると見做されて解約予定月以降も料金が発生する

万が一に備えて、この部分も前もってチェックするようにしましょう。

料金の請求

解約の際に、トランクルームによっては、様々な料金が発生する場合があります。
以下は、その一例です。

• 損害金
• 延滞金
• 解約手数料
• 清掃費
• 鍵交換費

事前に確認しておかなかったために、解約の際、料金に関してトラブルも起こりやすくなります。
解約の際に発生する料金や、ペナルティの内容と発生する料金は事前に確認し、解約の際、ペナルティが発生しないように心がけるようにしましょう。

トランクルームの申し込み方法

初めての方にとっては、トランクルームの申し込み方法について、何をすればよいのか分からないことでしょう。
申し込み方法としては、主に次のような手順となります。

1. 問い合わせ
2. 申込書などの書類をもらう
3. 書類を記入して提出
4. 初期費用の払い込み
5. 契約書の控えと鍵を受け取る
6. 利用開始

それでは、それぞれについて、説明していきましょう。

1.問い合わせ

近所を通りがかったり、ネットで検索したりして、目ぼしいトランクルームを見つけたら、まずは運営会社とのコンタクトから始めます。
どこのトランクルームでも、窓口や電話、そしてWebで問い合わせを受け付けています。

窓口や電話での受付の場合、次の内容を問い合わせるようにしましょう。

• 希望の場所で、希望の広さの部屋が空いているか
• 事前見学できるか
• 事前見学できるなら、見学の予約

Webの場合は、コンテンツが決まっているため、ほとんどが以下の流れとなります。

• 希望するトランクルームを地図上から選び出す
• そのトランクルームの空き状況を確認する
• 希望の部屋が空いていれば、申し込みボタンをクリック

申し込みボタンをクリックすると、メールアドレス入力欄が現れるので、メールアドレスを入力して送信します。すると、運営会社から申し込み登録ページの案内が自動で返信されます。
電話とWebのいずれも、問い合わせに関しては、どの工程もそれぞれ数分程度で時間はかかりません。

問い合わせのステップ

1. 希望の場所で、希望の広さの部屋が空いているか確認
2. 事前見学できるかどうかの確認
3. 事前見学できるのなら、見学の予約
4. その他不明点の質問
5. 事前見学しなくても、希望の部屋が見つかれば、即申し込み

問い合わせする際の注意事項

Webでの申し込みの際は、見学ができない場合があるので、不明点があれば前もって電話で問い合わせましょう。

2.申込書などの書類をもらう

ほとんどのトランクルームでは、申込書などの書類をもらって、必要事項を記入して提出後、審査に入ります。
先に挙げた、これらの書類をもらいます。

• 賃貸借契約書または寄託契約書
• 支払い方法申込書
• 保証委託契約書兼保証契約書

窓口へ来所の場合は、その場で書類をもらって記入します。書類の受け取りがすぐにできるのがメリットです。

電話などでの受付の場合は、後日書類が送られてきます。
来所の手間がかからない反面、送付→返送→審査の手順を経るため、時間がかかるデメリットもあります。書類送付にかかる時間は、受付後１～2日くらいが目安となります。

Webでの申し込みの場合も、後日書類を送付するところもありますが、そのままWeb上で完結するところもあります。
また、提出書類をダウンロードできるところもあり、その場合も書類の受け取りに時間はかかりません。Webで完結する場合、書類の送付がないため、書類の到着を待つ手間が省けます。

書類の入手方法による所要時間の違い

	所要時間
運営会社より郵送	数日
Webからダウンロード	即時
Webによるペーパーレスでの手続き	即時

書類の送付方法による所要時間の違い

	所要時間	注意事項
運営会社へ郵送	数日	ー
FAXあるいはメールによる送付	数分	後日原本を郵送する必要があり
Webによるペーパーレスでの手続き	即時	ー

3.書類を記入して提出

それぞれの書類に必要事項を記入した後は、提出となります。窓口へ来所の場合は、その場で記入して提出できるので、早く手続きができます。
郵送などで送付されてきた場合、記入後に運営会社に返送します。
FAXやEメールでの送付も受け付けてくれるところもありますので、その場合は、早く手続きが可能となります。FAXやEメールの場合でも、送信後に原本を返送しなければならない場合がありますので、その点も確認しておきましょう。

Webの申し込みの場合、Web上で必要事項を入力して送信するだけのところもあり、書類送付の手間がないため、手続きがだいぶ楽になっています。
提出に必要な書類は主に以下のとおりです。

• 賃貸借契約書または寄託契約書
• 支払い方法申込書
• 保証委託契約書兼保証契約書
• 本人確認書類 (運転免許証・保険証+公共料金の明細・マイナンバーカード・外国人の場合は在留カードなど契約の際の住所・氏名が一致する身分証の写し)

提出あるいは送信後、いよいよ審査に入ります。基本的に審査は、賃貸住宅のものほど厳しいものではありません。
普通に生活している方でしたら、たいてい審査は通ります。審査にかかる時間は数時間から数週間と、運営会社によって幅があります。

必要書類と所要時間

	所要時間		注意事項
	記入・書類の準備	提出～審査
賃貸借契約書または寄託契約書	15～30分程度	数時間～数日(提出方法による)	ー
支払い方法申込書
保証委託契約書兼保証契約書
本人確認書類			契約の際の住所・氏名が一致する身分証の写しを用意

4.初期費用の払い込み

審査が通りましたら、各種初期費用を払い込みます。払い込み方法としては、次の通りです。

• 直接窓口で現金払い
• 金融機関への振込
• クレジットカード払い
• 契約書の控えや鍵、利用案内などの受け取り時に代金引換で支払う

運営会社によって、あるいは契約方法(窓口・電話・Webなど)によって、払い込み方法は異なります。これから借りようとしているトランクルームの運営会社が、どのような方法を取っているのか、事前にチェックしておきましょう。
また振込やクレジットカード払いの場合、引き落とし口座に十分な残高があることも、しっかりと確認しておきましょう。

初期費用の支払い方法と所要時間

	所要時間	注意事項
直接窓口で現金払い	即時	引き落とし口座に十分な残高があることを確認すること
金融機関への振込	数分～数十分
クレジットカード払い	数分
代金引換で支払う	数日	ー

5.契約書の控えと鍵を受け取る

窓口で直接手続きした場合は、契約書の控えや利用案内などの書類、そして鍵をその場で受け取ることができます。後日、契約書の控えや利用案内といった書類や、利用するトランクルームの鍵が、主に宅配便で送られてきます。

トランクルームによっては、これらの受け取り時に、代金引換として初期費用を支払うところもあります。その場合は、手元に現金も用意しておきましょう。
契約書の控え等の書類が届きましたら、紛失しないように保管しておきましょう。所要時間注意事項来所の場合即時ー後日送付の場合数日代金引換により初期費用を支払う場合あり

6.利用開始

鍵が無事届いたら、いよいよ利用開始です。利用するにあたって、もしも手元に利用案内が届いているのでしたら、収納前に目を通しましょう。
収納する前に、利用するトランクルームに行って、鍵の使い方もチェックしておきましょう。屋内型の場合は、トランクルームの鍵とは別に、入館のためのカードキーもついている場合があります。
また、屋内・屋外問わず、トランクルームの解錠・施錠で特殊な鍵を使用する場合もあります。

「鍵をかけたつもりが、鍵がかかっていなかった」「鍵をかけたら、開かなくなってしまった」といったトラブルも発生しやすいので、事前に鍵の構造や、確実な解錠・施錠について、収納前にはチェックしておきましょう。
前もって確認することによって、搬入の際、トラブルなくスムーズに行えるようになるので安心です。

トランクルームの申し込み時に必要になる初期費用

トランクルームの申し込み時に必要となる初期費用は、以下のとおりです。

• 使用料
• 管理費
• 事務手数料
• 鍵代
• セキュリティ登録料
• 保証委託料
• 敷金
• 礼金

これらを全て合わせると、かなりまとまった金額となります。
中には、月額使用料の5倍にも及ぶケースもあります。

「まさか、こんなにかかるはずではなかった」

そのようなことにならないためにも、これらの費用だけでなく、これらを支払う目的や、金額の目安について知っておきましょう。

使用料

利用開始の当月分を日割り換算したものと、翌月分の使用料1ヶ月分を合わせたものとなります。利用開始日から翌月末分の費用となりますので、最大2か月分の使用料となります。
使用料は、立地条件や広さなどによって料金に幅があります。ご自身で利用されるトランクルームの月額の使用料は、把握しておきましょう。

管理費

共益費ともいい、敷地内の設備や共有スペースの維持および整備に充てられます。トランクルームによっては、発生しないところもあります。

月額の使用料の中に含まれることもありますが、初期費用として発生する場合、初月分+翌月分で4000円台が相場となります。

事務手数料

運営会社の事務処理を行うために、必要となる経費です。1ヶ月分の利用料に相当する額となります。

鍵代

鍵交換代ともいい、使用者が変わるためにセキュリティの関係から、新しい鍵に交換する際に発生する費用です。こちらも、費用が全くかからない場合から5000円台までと幅があり、特殊な鍵を使用しているところは、意外と高くつく場合があります。

セキュリティ登録料

屋内型トランクルームを利用時に発生する費用で、屋外では発生しません。入口の入館時に利用するセキュリティカードの登録費用です。1000円+税くらいが相場となります。

保証委託料

保証料ともいい、万が一の滞納に備えて、保証会社に加盟するための費用となります。返金はなく、また費用については公開されていない場合が多いので、払い込み時に確認する必要があります。

敷金

保証金ともいい、汚損や破損があった場合の原状回復の費用となります。運営会社によっては不要なケースもありますが、発生する場合は、利用料の2ヶ月分が相場となります。

契約完了後返金されますが、修復に費用がかかる場合は、そこから充てられる場合があります。修復に敷金で足りない場合は追加で請求されることもあるのは、賃貸住宅と同じです。

礼金

賃貸住宅のそれと同様、運営会社に謝礼の要素を含む費用であり、返金はされません。最近では、敷金・礼金ともに不要なトランクルームの方が、むしろ多い傾向にあります。
初期費用の中に、敷金や礼金が含まれている場合は、かなり割高な初期費用となると予想してよいでしょう。

まとめ

トランクルームの契約に必要な書類や初期費用について、発生する傾向のあるものをご紹介してきましたが、実際には運営会社により、不要となるものが多い場合があります。
ほとんどのトランクルームの運営会社では、公式ホームページを持っており、どの運営会社でも「ご契約の流れ」といったコンテンツで、契約の手順や必要な書類、そして初期費用について解説がなされています。
トランクルームを選ぶ際は、初期費用も含めて料金体系がシンプルなところで、初期費用もそれほどかからないところを選ぶようにしましょう。

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