タイプ別 貸会議室(ホテル・研修施設・TKP等)の料金とメリットデメリット

ひとえに貸会議室といっても、その運営元は、以下のように民間・公営問わず様々です。

  • ホテル・宿泊施設
  • 貸会議室専門業者
  • 不動産業者
  • 研修サービス運営企業
  • 自治体・公共団体

それぞれの運営元ごとに特徴があり、利用料についても、その値段はもちろん、料金体系においても実に多様なものとなっております。ここでは、これらの運営元ごとに、その特徴や利用時間、利用料の目安、そして各施設の一覧をご紹介していきます。

なお、各施設の一覧は、あくまでも実例として、ほんの一部をご紹介しておりますことをご了承下さい。

ライター紹介 平賀 知(ひらが さとる)大学卒業後、医療機器販売会社で一般事務職として勤務。打ち合わせの際に多数の貸会議室や研修施設を予約した経験を活かして、生活情報・趣味関連のサイトで記事を多数執筆。

ホテル・宿泊施設

都市部や観光地問わず、ホテルあるいは大規模な旅館から、中小の旅館や中には民宿・ペンションに至るまで、会議室が備えられている宿泊施設は数多くあります。ホテルや宿泊施設の特徴として、大規模な施設では宴会場、小規模な施設では客室などを会議室として兼用しているケースがよく見られます。

これから、ホテル・宿泊施設が運営する貸会議室の特徴について、メリットとデメリットを解説します。

ホテル・宿泊施設の貸会議室の特徴-メリット

ホテル・宿泊施設が運営する貸会議室のメリットとして、次の点が挙げられます。

立地条件やグレードが多種多様である

ホテルや旅館といった宿泊施設は、交通の便の良い都市部から、風光明媚な観光地に至るまで、様々な場所にあります。ホテルだけを取り上げてみるだけでも、ビジネスホテルから高級ホテル、観光ホテルに至るまで、そのグレードは様々です。

そのため、目的・用途によって、様々な環境や会議室のグレードを選ぶことが可能となります。

場の格調を高くする必要がある場合に適している

会社主催で著名人を招いた講演会やセミナー、重要な契約を交わす会議のように、一般的な貸会議室では、場の雰囲気を出すことができない場合、高級ホテルの宴会場を利用することによって、格調高い雰囲気を演出させることができるようになります。

オプションで様々な機材や設備を利用することができる

ホテルや大規模な宿泊施設の多くは、マイクはもちろん、プロジェクターやスクリーン、ホワイトボードなど、プレゼンテーションに必要な機材や設備を、有料オプションで利用できるようになっています。

中には看板なども作成してくれるところもあり、自前で事前に準備して持ち運ぶ手間もかかりません。

大人数を集めることができる

大規模なホテルでは、何百人、場合によっては1000人以上という規模での参加者を収容できる大ホールを持つところもあります。特に社外から参加者を集めて、講演会やセミナーなどを開く場合、大人数を収容できる施設を確保しなければなりません。

そのような場合にホテルが利用できるのも、一つのメリットです。

会議後の飲食を伴う用途にも対応可能

会議を行った後にディナーや懇親会、打ち上げ、あるいは宴会など、会議後に飲食を伴う機会を設定したい場合、そのようなプランも、宿泊施設側で用意されているケースがあります。

会議後の飲食を伴う用途にも、宿泊施設側のみとの間で段取りの調整を行えばよいので、わざわざケータリングを手配する手間を省くことができます。

宿泊ができるため、遠方から参加者を招きやすく、また宿泊を伴う研修や合宿にも向いている

宿泊施設の中には、宿泊と会議を合わせたプランもあり、遠方からも参加しやすい環境を整えています。また、会議以外にも、連泊を伴う研修や合宿にも対応できるプランが用意されているところもあり、宿泊施設の強みが活かされております。

ホテル・宿泊施設の貸会議室の特徴-デメリット

ホテルや宿泊施設の貸会議室を利用する際、参加者数が多いこともあって、その使用目的も大規模なものとなります。それゆえに、高額な費用がかかるというデメリットが伴います。

ここでは、ホテル・宿泊施設が運営する貸会議室のデメリットについて解説します。

価格が高い

都市部や観光地にある、名の知れた高級ホテルや旅館の貸会議室を利用する際、その利用料は高くつきます。検討の際は利用目的や参加者に応じて、グレードを見極めましょう。

キャンセル料も高額

様々な事情で会議等をキャンセルしたい場合、そのキャンセル料も高額です。

あるホテルの例ですと、会議室のキャンセル料金は、次のようなものとなります。

  • 予約申込日~予約当日の61日前…40%
  • 予約当日の60~31日前…50%
  • 予約当日の30~21日前…60%
  • 予約当日の20~11日前…70%
  • 予約当日の10~前日…80%
  • 予約当日…100%

そのため、予約を行う際には、十分に予定を検討しましょう。

参加者の拘束時間が長くなり、面倒がる人もいる

昨今では、自分や家族との時間を大切にしたいと考えている人たちが多くを占めています。そのため、かつて見られた慰安旅行や社員旅行のように、宿泊してまで会社に拘束されるようなイベントが下火になりました。

やはり、宿泊を伴うイベントは、参加者の拘束時間が長くなるために面倒がる人も多く、一部の研修や、サークルなどの合宿に限られているのが現状です。

準備が大変

会議室、宿泊する部屋、そして食事等のサービスが一通り行き届いているところが、ホテルや宿泊施設のメリットであります。しかし、それでも参加人数に合わせた手配や、現地への視察、そして宿泊者の部屋割りなど、その準備が大変な点を拭いきれないところがデメリットでもあります。

準備の際は、ある程度の人数で分担して行い、一人に負荷が集中しないように配慮しましょう。

時間ごとの料金区分が施設ごとで異なる

ホテルや宿泊施設の貸会議室は、施設によって時間ごとの料金区分が異なります。ある施設では1時間当たりの料金、また別の施設では2時間当たりの料金、さらに他の施設では1日の料金と、施設によってまちまちです。

その点を見落とすと、見積りのミスを引き起こす恐れもあります。利用料金を確認する際は、料金ごとの時間の区切りについても注意しましょう。

必ずしも公開している利用料通りとは限らない、または利用料を公開していない施設もある

特にホテルの場合は、ホームページ上で会議室の利用料を公開しているところがありますが、税込か税別か明記していないところがある場合や、時期によってその利用料が変動する場合があります。

また、直接施設へ問い合わせないと、利用料が分からないケースも多くあります。

そのため、見積りに手間がかかるのもデメリットと言えましょう。

時間と利用料

デメリットでも説明しましたように、ホテルや宿泊施設では、施設ごとに時間ごとの料金区分が異なります。また、施設ごとあるいは会議室のグレードによって、同じ収容人数でも、利用料に大きな幅があるのが特徴です。

ここでは、様々な時間の区分および1時間当たりの利用料の目安についてご紹介します。

時間の区分

ホテルや宿泊施設の場合、時間貸しを行っているところも一部にはありますが、ほとんどが複数時間単位や1日単位、あるいはプランの中に含まれている形で貸し出しています。

以下に、ホテルや宿泊施設で定められている、時間の区分の実例について、箇条書きで示してみました。

  • 1時間単位
  • 2時間単位
  • 午前・午後前半・午後後半・夜間
  • 1日
  • 1日のうち最大4時間まで
  • プランとして設定され、時間は応相談

実際には、上記の限りではなく、施設によってまちまちですので、詳細は各施設に問い合わせてみて下さい。

利用料

次に、おおよその目安として、少人数・中人数・大人数ごとに、1時間ごとの料金で換算した利用料についてご紹介します。

延長料金や夜間料金において割増されるケースが多いため、価格帯の幅が大きいことにご注意下さい。

人数区分 1時間当たりの利用料(円)
少人数(1~20人) 3千円台から1万円台
中人数(21~100人) 3千円後半から4万円台
大人数(101人~) 1万円台後半から10万円台

貸会議室専門業者

「貸会議室専門業者」は文字通り、会議室を貸し出すビジネスを専門に行っている業者です。その多くは大都市部に位置し、交通の便の良いオフィスビルの空室などを間借りして運営しています。

大小様々な業者が入り混じっており、中には、ビル丸ごと全フロアを貸会議室として運用している業者もあります。

ここでは、純粋な貸会議室専門の業者に加え、トランクルームなど、他の用途のスペースをレンタルしている業者が参入している例も含めてご紹介します。

貸会議室専門業者の貸会議室の特徴-メリット

貸会議室専門業者が運営する貸会議室のメリットとして、圧倒的に物件の数が多いことと、収容人数の選択肢が豊富なこと、そしてホテルや宿泊施設、そして研修施設に比べて、価格が安いことなどが挙げられます。

それでは、詳しく見ていきましょう。

オフィス周辺に数多くある

貸会議室専門業者が運営する会議室は、主に交通至便なオフィス街に多くあります。そのため、オフィスから至近距離にあるケースが多く、仮に、自社オフィスの会議室が埋まってしまった場合でも、気軽に利用できるというメリットがあります。

価格がリーズナブル

最低利用時間などの縛りはあるものの、利用料も比較的安い価格で利用できます。また、会議室そのものや設備の維持管理は、貸会議室の運営業者が行うため、これらを自社で賄い、維持した場合のコストを抑えることが可能です。

結果、自社のオフィス面積が削減されることによって、コストダウンにもつながります。

必要な設備が整っている

演台やホワイトボードはもちろん、マイクなどの音響設備、プロジェクターやスクリーンといった映像設備など、一通りの必要な設備が揃っているので、わざわざ持ち運ぶ必要がありません。

Webからも気軽に予約ができる

チェーン展開している貸会議室の中には、Web上で予約ができ、利用料もクレジット払いや銀行振込で対応しているところがあります。そのような会議室では、利用したいときに気軽に予約し、決済もWeb上で確実にできるのが嬉しいです。

短時間でも利用ができる

ホテルや研修施設のように、まとまった時間単位ではなく、1時間単位で貸し出しているところも多いため、気軽に使いやすいのもメリットの一つです。

貸会議室専門業者の貸会議室の特徴-デメリット

気軽に、しかもリーズナブルに利用できる、貸会議室専門業者運営の貸会議室ですが、少なからずデメリットもあります。

使いすぎるとかえってコストがかかる

アクセスも良く、気軽に利用しやすいゆえに、かえって使いすぎてしまう傾向にあるため、逆にコストがかかってしまう恐れがあります。計画的な利用を心掛けるようにしましょう。

オフィスからの移動時間がムダ

オフィスから貸会議室への移動の分だけ、時間のロスになります。また、オフィスから人が出払ってしまい、オフィス内にいる人が少なくなるため、留守中のオフィスのセキュリティ面にも注意する必要があります。

必要な設備が整っているが無料で利用できるものがまちまち

運営元あるいは会議室によって、無料で利用できる設備と、有料で利用できる設備がまちまちのため、事前の確認が必要となります。

中には規則が厳しいところもある

これらの会議室では、コストを安く抑えるため、無人で運営しているところもあります。維持する手間を省くため、飲食の禁止や、備品を戻さなければならないといった、細かな規則があるケースもみられます。

また、そのような規則を守らない場合は、次回の利用ができなくなることもあるため、注意が必要です。

時間を厳守しないと迷惑をかける場合がある

自社の会議室では、時間が多少オーバーしても、同じ社内の人でしたら、なあなあで済むケースもあるでしょう。しかし、貸会議室専門業者が運営する貸会議室の場合、利用する前後の時間帯に、社外の他の利用者がいるケースが多くあります。

当然のことながら、前の時間帯の利用者が利用時間をオーバーすると、こちら側の利用時間が少なくなるため、迷惑を被ってしまいます。また、こちら側も終了時間までに退出して、直後の開始時間までに次の利用者に明け渡さないと、次の利用者に迷惑をかけることになります。

時間と利用料

貸会議室専門業者が運営する会議室も、基本的には時間の区分はまちまちですが、比較的低価格で貸し出していることもあって、回転率を上げるために、最低利用時間を短く設定しているところが多いです。

価格帯は公共の施設ほどではないものの、民間による運営の中ではかなり安い水準となります。

時間の区分

これらの会議室では、最低利用時間が決められているケースもあるものの、比較的短い時間に設定しており、中には1時間単位で貸し出してくれるところもあります。

また、まとまった時間を借りる場合、1時間当たりの利用料が割り引かれるケースも多く見られます。

利用料

次に、おおよその目安として、少人数・中人数・大人数ごとに、1時間ごとの料金で換算した利用料についてご紹介します。ホテルなどの宿泊施設や研修施設に比べると、価格帯のばらつきは、比較的少ないです。

ただし、会議室によっては、延長料金や早朝・夜間料金において割増されるケースがありますので、ご注意下さい。また、収容人数の大きい会議室や、バンケットルームのような上質の会議室を備えているところでは、比較的高額となるケースもあります。

人数区分 1時間当たりの利用料(円)
少人数(1~20人) 1000円未満から1万円未満
中人数(21~100人) 1000円未満から4万円未満
大人数(101人~) 2000円未満から10万円台

研修サービス運営企業

「研修サービス運営企業」とは、主にクライアント企業における研修のサポートやコンサルティング、そして講師の派遣などといったサービスを提供しており、その中には自社施設にて貸会議室を運営しているものも少なからずあります。

ただ、その実例が少ないため、ここでは研修に特化したホテルなどの宿泊施設やその他施設も含めてご紹介します。そのため、運営元もマンション等の管理会社や、研修サービスも兼務している貸会議室専門業者が含まれていることをご了承下さい。

こちらもホテルやその他宿泊施設同様、都市部やリゾート地などを問わず位置しており、規模も大小様々です。

それでは、研修サービス運営企業および同等のサービスを提供する企業が運営する貸会議室の特徴について、メリットとデメリットを解説します。

研修サービス運営企業の貸会議室の特徴-メリット

研修サービス運営企業等が運営する、貸会議室のメリットとして、ホテルや宿泊施設と共通する部分がありながらも、それらより割安に利用できる点が挙げられます。

それでは、詳しく見ていきましょう。

ホテルや宿泊施設同様に立地条件が多種多様である

研修に特化した会議室も、交通の便の良い都市部から、地方のリゾート地に至るまで、様々な場所に位置しています。そのため、利用目的によって最適な場所あるいは施設を選ぶことが可能です。

ただ、研修が主な用途のため、一部を除き、会議室の内装等は比較的質素なところがほとんどです。

機材や設備も整っていて、ホテルや宿泊施設より割安である

研修用途が主目的であるため、会議や研修を行うための機材や設備は充実しており、また、ホテルほど華美でない分、機材や設備のレンタル料金は割安となっており、場合によってはマイクやホワイトボード、演台などが無料で利用できるケースもあります。

特に小規模な研修施設の会議室の中には、公共施設並みに利用料が安いところもあります。

比較的大人数も収容できる

研修に特化した施設でも、数百人クラスで収容できる大会議室を備えているところがあり、例えば、全国から従業員を集めて、大人数で研修を行う場合にも対応できます。

規制の厳しくない施設でしたら、ホテルや宿泊施設同様、社外から参加者を集めて、講演会やセミナーなどを開くことも可能です。

ホテル並みのサービスを提供しているところもある

研修に特化した施設の中には、会議の後の懇親会といった飲食サービスやその他設備など、ホテル並みのサービスを提供しているところもあり、比較的リーズナブルな価格で、上質のサービスを受けることができます。

宿泊も可能

研修に特化した施設の中には、宿泊施設を備えたものもあり、宿泊を伴う研修や合宿にも対応可能です。遠方から参加者を招いての研修や、リゾート地でのサークルなどの合宿といった用途に向いています。

ホテルや宿泊施設に比べてキャンセル料も安い

突発的な事情などでキャンセルをせざるを得なくなった場合でも、ホテルや宿泊施設に比べてキャンセル料が安く設定されています。

ホテルや宿泊施設の場合、相場では申し込み時から40%のキャンセル料が発生するのに対し、研修施設では、申し込み時から60日前までの間で料率10~30%と、低めに設定がされているのが特徴です。

研修サービス運営企業の貸会議室の特徴-デメリット

研修サービス運営企業や、それに類似するサービスを提供している企業が運営している貸会議室は、研修に特化し、機材や設備も充実しているだけに、そのメリットが多いのですが、少なからずデメリットもあります。

価格にばらつきがある

ホテルほどではありませんが、設備が充実している、もしくは最新鋭の施設の場合、その利用料が高くつくことがあり、ホテル並みにかかる場合もあります。一方でリゾート地の古くからある研修施設では、格安に会議室が利用できるケースもあります。

検討の際は、利用する場所や施設を十分吟味しましょう。

人気の施設は予約が早く埋まりやすい

人気のある施設や、利用希望者の多い会議室は、すぐに予約が埋まってしまいます。検討段階から予約までに、早い決断を迫られることがあります。

施設によってはいろいろと制約が厳しい

例えば土日祝日が利用できないなど、会議室の利用日の制限や、会議室内への飲食物の持ち込みの禁止など、施設によって、独自の制約があるケースが多く見られます。

利用するにあたり、制限事項や禁止事項について、十分確認する必要があります。

ホテルや宿泊施設同様、参加者の拘束時間が長くなり、準備も大変

宿泊を伴う研修の場合、参加者の拘束時間が長くなり、敬遠する人たちが多い点と、遠方の施設を利用する際、手配や視察、部屋割りに手間がかかる点が、ホテルや宿泊施設同様のデメリットとなります。

時間と利用料

研修サービス運営企業などが運営する会議室や研修施設も、1~2時間単位で貸し出すところもあれば、時間ごとのパック料金で貸し出しているところもあるなど、時間の区分は様々です。

価格帯も、公共施設並みに安いところから、ホテル並みの価格まで幅があります。

時間の区分

これらの会議室では、ホテルや宿泊施設に比べると、時間貸しを行っているところは比較的多いです。ただし、大規模な施設になると、「午前」「午後」「夜間」といった時間区分や、「4時間」あるいは「8時間」といったような、決められた時間単位で貸し出しを行っているところが多く見られます。

詳細につきましては、各施設のホームページで紹介されていますので、そちらを参考になさって下さい。

利用料

次に、おおよその目安として、少人数・中人数・大人数ごとに、1時間ごとの料金で換算した利用料についてご紹介します。ホテルなどの宿泊施設同様に、価格帯にばらつきがあり、延長料金や夜間料金において割増されるケースがあります。

また利用料においても、ホテルなどの宿泊施設と同等の金額になるケースがあることにもご注意下さい。

人数区分 1時間当たりの利用料(円)
少人数(1~20人) 500円台から1万円台
中人数(21~100人) 500円台から4万円台
大人数(101人~) 500円台から9万円台

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