貸会議室を予約するときのポイントと注意点!キャンセル料やレイアウトも解説


「社内の会議室が埋まって使えないので、急遽貸会議室を利用することになった」、「社内研修を開くので、100人以上収容できる貸会議室を借りたい」

このような場合、初めて社外の会議室を利用される方にとっては、どのように選べばよいのか迷ってしまうかもしれません。会議室を予約するまでのプロセスには、様々な要素が絡んできます。

ここでは、その様々な要素について、会議室を予約する時のポイントと注意点としてまとめてみました。会議室の予約で悩んでいる方にとって、この記事を読めば、きっと迷うことなく会議室の予約ができるようになるでしょう。

それでは、始めてまいりましょう。

目的と料金のバランスを考えて選ぶ

まず、会議室を利用するために念頭に入れてほしいことは、次のことです。

「会議室を利用する目的は何か」

「会議室を利用することによって、その目的が達成されること」

つまり「ゴール」を定めてこそ、会議室を利用する意義があります。また、会議室を利用し、何らかのイベントを行うことによって、参加者の人件費や会議室の利用料、そして設備費用など、様々な費用が発生することを忘れてはなりません。

それらを踏まえて、次の2点に大きく分けて考えるようにしましょう。

  • 内輪で完結する場合
  • 社外の人を招く場合

それでは、詳しく見ていきましょう。

内輪で完結する場合

社内会議や社内研修といった、外部から人を招くことなく内輪で完結する場合は、料金を重視しましょう。特に、今後もその会議室を利用して、定期的に開催する場合は、一層重視する必要があります。

ただ、次の場合においては、ある程度、施設や設備のグレードも考慮する必要があるでしょう。

  • 会議室の利用が数時間以上に及ぶ場合
  • 宿泊を伴う場合
  • レクリエーションも兼ねた場合

少なくとも会議室の利用が2時間を超える場合は、参加者の疲労度も考慮して、使いやすい机や椅子が備えられ、設備も整っているところを選ぶようにしましょう。

また、宿泊を伴う場合やレクリエーションも兼ねた場合においては、開催目的と料金、そしてグレードの3つが釣り合うところで、施設を選定すべきです。選定の際は、複数の人たちで意見を交えながら決め、一人に任せっきりにしないようにして下さい。

社外の人を招く場合

仮に、ご自身が相手先企業の客先として、その企業からある会議に招かれたとします。もしも、その際に案内された会議室が貧相なものだったら、相手先企業の印象が、きっと悪くなるのではないでしょうか?

社外の人を招く場合、料金よりも次の点を優先するようにしましょう。

  • 交通の利便性
  • 会議室の内装や設備

社外の人を招く場合は「おもてなしの心」も必要です。そのことを念頭に置いて、会議室選びをしましょう。

予定している参加者数より少し多めの収容人数に対応している会議室を選ぶ

予定している参加者数ギリギリの収容人数で会議室を選ぶと、参加者がその後増えてしまったり、必要な機材を設置するスペースが足りなかったりすることがあります。予約後も、参加者が増えることも考えて、最低でも、予定している参加者数よりも2~3名ほど多めの収容人数で、会議室を選ぶようにしましょう。

また、必要な機材を持ち込む場合、それらを設置するスペースも確保しなければなりません。その場合は、さらに多く見積もった収容人数で、会議室を選ぶようにして下さい。

余裕のある収容人数で見積もることは、会議室選びの基本です。

割引キャンペーンを上手に利用する

できるだけ安く会議室を利用するには、割引キャンペーンを上手に利用することも大切です。各施設では、1年を通して様々なキャンペーンを展開しています。

以下に挙げるのは、その一例ですが、他にも様々なキャンペーンが展開されていますので、会議室の検索サイトなどをチェックしてみて下さい。

  • 新規開業した施設のオープニングキャンペーン
  • 初回割引
  • 直前割引
  • 長時間利用割引
  • Webサイトからの予約限定
  • 複数回利用割引
  • 早朝予約割引
  • 特定日割引
  • 期間限定割引

特にホテルにおいては、新型コロナウイルス(COVID-19)の影響により、ハイシーズンも客足が遠のいている中、シーズンの間、格安でランチミーティングプランを提供しているところもあります。日頃から、Webなどで会議室の情報を収集しておくとよいでしょう。

料金の割増日を確認する

会議室を提供している施設側とのトラブルで起こりがちなのは「利用料金を巡ってのトラブル」です。そのようなトラブルを未然に防ぐために、料金表は隅々までチェックしておきましょう。

料金の割増日については、注意を特に要します。会議室によっては、料金表の欄外に小さく「土日祝日は30%増」などと書かれているケースがあり、つい見落としがちです。

料金が割増される日や時間帯について十分にチェックし、もしも不明点があれば、直接施設に問い合わせてみましょう。

繁忙期は早めに予約をする

会議室が利用しづらいシーズンは、新年度が始まり、新入社員のオリエンテーションや研修などで利用される頻度が高くなる4~6月と言われています。もしも、この時期に利用する必要があると分かった時点で、早めに日時を決めて、予約を行いましょう。

予約の際、会議室が押さえられなくなった時のことを考えて、予約する会議室の候補や日時は、複数選んでおくのがベターです。そうすれば、たとえ1つの会議室や日時の候補がダメでも、他の候補を当たることができるので、慌てることなく余裕を持って予約を行うことができるようになります。

キャンセル料について確認する

人数の変動による部屋の変更や、社内外の参加者の事情による予定の変更などで、会議室をキャンセルせざるを得ないケースも出てきます。そのような場合に備えて、キャンセル料についても確認しておきましょう。

キャンセル料についても、利用する側の認識が甘いと、施設側とのトラブルになりかねません。どの施設も、基本的にキャンセル料は、開催当日までの日数ごとに定められており、開催当日に近づくにつれて、利用料金に対する比率が高くなってきます。

次に、ほんの一例ですが、ホテル・セミナーハウス・貸会議室につきまして、開催当日までの日数ごとのキャンセル料についてご紹介します。

ホテル

当日までの日数 飲食以外のキャンセル料 飲食のキャンセル料
本予約後 20~30%
20日前~ 30~50% 10%
10日前~ 50~80% 10%
3日前~ 100% 100%

セミナーハウス

当日までの日数 キャンセル料
~31日前 10%
30~15日前 30%
14~7日前 50%
6~2日前 80%
前日~当日まで・不泊 100%

 

貸会議室

当日までの日数 キャンセル料
1ヶ月前~ 0~30%
2週間前~ 30~50%
1週間前~ 50~100%
前日 100%
当日 100%

ホテルの場合、飲食を伴う場合、別途キャンセル料を設けているケースがあります。また、キャンセル料に幅があるのは、同じ施設でも、会議室の種類によって異なるキャンセル料を定めていることがあるからです。

キャンセル料は、意外と複雑な料金構成をしていますので、しっかりと確認しておきましょう。

持ち込みの機材が使えるか確認する

会議室によっては、持ち込みの機材を使う場合、別途持ち込み料が発生するケースや、最悪持ち込み不可となるケースもあります。どうしても、社内にある機材を持ち込む必要がある場合、機材の持ち込みは可能か、もしも可能であるならば、別途費用がかからないかチェックしておきましょう。

以下は、機材の持ち込み料がかかる一例です。

品名 使用料(本体価格) 内容
機材持込料 880円(800円) 1kw/h、1会期あたり

こちらの会議室では、コピー機やコンピュータなどの電力を必要とする機材を持ち込む場合に、料金が発生するケースです。料金が発生する場合、このように特定の品目にかかることがあります。

機材の持ち込みの可・不可、あるいは可の場合については、料金の発生について確認することも、重要なポイントです。

机の幅、キャスターの有無をチェックする

一人あたりの占有幅が狭い机では、仮に何時間にもわたる研修や会議の際、机の上が手狭になりやすく、隣の席との間隔も狭いため、参加者にとっては大変窮屈で疲れやすいものとなりかねません。パソコンや筆記具、そして資料を机の上に置くと、かなりの面積を占有するのがお分かりになるでしょう。

会議室を予約する際に、十分な占有幅と奥行きのある机が備えられているかどうかをチェックすることは、昨今のソーシャルディスタンスの見地からも重要です。所定のレイアウトで机や椅子が配置されている際に、椅子1脚あたりの占有幅は、しっかりと確かめておきましょう。

また、進行に合わせてレイアウト変更を行う場合や、終了後に原状回復する必要がある場合には、机にキャスターがあるのとないのとでは、作業にかかる手間が大きく変わってきます。そのような場合、机にキャスターがついているかどうかもチェックしておきましょう。

椅子の背もたれ、キャスターの有無をチェックする

会議や研修が長時間にわたる場合、ずっと座りっぱなしのため、背中や腰への負担がかかりやすくなります。特に、背もたれにクッションのある椅子とそうでないものとでは、そうでないものの方が、より大きな負担がかかります。

そのため、椅子の背もたれについても、注意を払わなければなりません。触り心地でも見分けることができますが、クッション付きの場合、基本的には、座面と背もたれの色が同じだと考えた方がよろしいです。

直接下見することができないため、Webページやパンフレットなどの写真だけで判断しなければならない場合に、この見分け方は役立つでしょう。また、こちらも机同様に、研修の際にレイアウト変更や原状回復を行う場合、参加者の体力はまちまちですから、体力のない人でも作業がしやすいように、キャスター付きの椅子があることが望ましいです。

椅子にキャスターがついているかどうかについても、注意を払いましょう。

レイアウトが自由にできるかどうか確認する

会議室によっては、机や椅子のレイアウトが自由にできないケースや、変更するのに別途費用がかかるところもあります。利用する側が、自在にレイアウトを変更ができるかどうか、また、その際に費用が発生するかどうかについても、確認しておきましょう。

さらには、会議や研修の終了後、部屋を明け渡す際に、原状回復の必要もあるかどうか、確認することも大切です。原状回復の必要がある場合、原状回復は、利用時間内に行わなければなりません。

その場合、利用する際には、余裕を持って会議や研修を切り上げて、原状回復の時間も設けるようにしましょう。

レイアウト形式の説明

机や椅子のレイアウト形式には、主に以下のような種類があります。

  • シアター形式
  • スクール形式
  • コの字形式
  • ロの字形式
  • レセプション形式
  • 馬蹄形式
  • 島型形式

ここでは、それらについて解説していきます。

シアター形式

机を配置せずに、椅子だけを全て舞台や演台の方向に向けて並べたレイアウトのことで、その名の通り、劇場や映画館で見られるレイアウトです。映画の上映会、演劇や演奏会、そして会社行事では入社式のように、筆記を伴わず、多くの参加者を集めて行うのに適しています。

クール形式

シアター形式同様、全ての椅子が演台の方向を向いており、机が配置されている点が、シアター形式と異なります。こちらもその名の通り、学校の教室でよく見られるレイアウトで、研修や資格試験など、資料やパソコンを広げたり、筆記を伴ったりするイベントで用いられています。

参加者は正面のホワイトボードやプロジェクタの映像を、無理のない姿勢で見ることができ、講師や監督者は、演台から参加者一人ひとりの顔を確かめることができるのがメリットです。

コの字形式

カタカナの「コ」の字を描きながら、正面の方に開いた部分が向かうように、机や椅子を配置したレイアウトのことを指します。どの席からも、参加者全員を見渡しつつ、正面の様子も見られるのがメリットです。

正面には、司会席やスクリーン、あるいはホワイトボードを配置して、プレゼンテーションや企画会議など、全員の意見を求める形での会議に適しています。

ロの字形式

机をカタカナの「ロ」の字に並べて、その周囲に椅子を配置したレイアウトのことを指します。こちらも、コの字形式同様、どの席からも参加者の様子を見渡すことができるのがメリットです。

コの字形式に比べて、参加者同士が一様に、適度な距離感を保てることから、理事会や幹事会などといった改まった席での意見交換を行う際に適しています。

レセプション形式

「レセプション(reception)」とは、立食形式の行事のことを指します。レセプション形式は、そのような行事において取り入れられているレイアウトです。

円卓を会場内に複数個所配置し、椅子は配置せず、参加者は数人単位でそれぞれの円卓を取り囲み、立食にて飲食や談話を楽しみます。円卓がない場合は、長テーブルを使用する場合もあります。

レセプション形式に椅子を配置したものは「正餐形式」となります。

馬蹄形式

別名「U字形式」と言い、コの字形式同様に、正面の方に開いた部分が向かうように、机をUの字(馬の蹄の形)に並べ、その外側に椅子を配置したレイアウトです。コの字形式同様、どの席からも参加者全員を見渡しつつ、正面の様子も見ることができ、正面にスクリーンを配置してのプレゼンテーションなどに適しています。

コの字形式よりも、机や椅子の数を多く配置できるメリットがある一方で、その分広いスペースを必要とする点において、デメリットも生じます。

島型形式

別名「アイランド形式」と言い、グループごとに並べられた椅子や机が、あたかも海上に浮かぶ島のように点在しているレイアウトのことを指します。研修などでグループに分かれて、ディスカッションなどを行う際に適しています。

基本的には1グループ3~6人程度で配置されます。場合によって1グループあたりの人数が多くなる場合や、正面の講師や発表者、あるいはプロジェクタなどの映像に注目させたい場合があるかもしれません。

その場合は、各グループの机をTの字に配置する「T字島型形式」を取り入れると良いでしょう。T字島型形式は、椅子の数を増やしたい場合に適したレイアウトですが、Tの字の横棒部分を後方に向け、正面を向くように椅子を配置することによって、正面を見やすくすることも可能となります。

島型形式・T字島型形式いずれも、複数の島を均等に並べると、後方の島の人が、前方の人で正面が見づらくなりやすいので、各グループの島は、互い違いに配置するようにしましょう。

会議室のルールを事前にチェックしておく(音響、飲食の持ち込み、喫煙、解錠時間など)

トラブルを起こすことなく、気持ちよく会議室を利用するためには、会議室のルールを事前にチェックすることが重要です。特に重要なのは、次の4つの項目です。

  • 音響
  • 飲食の持ち込み
  • 喫煙
  • 解錠時間

その他にも守るべきルールは、事前にチェックしておきましょう。それでは、以上の4点について、詳しく解説していきます。

音響

研修やセミナー、プレゼンテーション、そしてパーティなど、どのイベントにおいても、大きな音を出すことが予想されます。まずは、施設側へ防音状況について確認しておきましょう。

騒音に関しては、トラブルを避けるためにも、施設内の他の利用者はもちろん、近隣住民にも配慮しなければなりません。できれば、実際に会議室へ出向き、人の声や物音、そして音響機器の音量などについて、どのくらいの大きさならば迷惑にならないのか、実際に音量等も確認しておくとよいでしょう。

飲食の持ち込み

施設によっては、飲食物の持ち込みについて厳しい施設もあります。長時間にわたる会議や研修の際は、お茶や飲み物が必要となり、お昼を挟む場合は、弁当の支給も検討するケースもあるでしょう。

飲食物の持ち込みが厳しい例として、以下のケースがあります。

  • 飲食物の持ち込み自体禁じられている
  • 飲食物の持ち込み自体はOKだが、持ち込み量や清掃料といった別料金が発生する

そのため、飲食をしながら会議室を利用する際には、これらのルールについても確認しておく必要があります。

喫煙

他の利用者や施設との間で、喫煙をめぐってのトラブルは、大変起こりやすいです。また、貸会議室のほとんどが、室内での喫煙を禁止しています。

会議室を利用するにあたり、別途喫煙コーナーが設けられているかどうかについても、しっかりとチェックしておきましょう。参加者の中に、喫煙者の割合が多い場合、特に注意が必要です。

もちろん、参加者に対して、マナーを守った喫煙を心掛けるよう呼びかけることも重要です。

解錠時間

施設によって解錠時間はまちまちです。利用開始時間の30分前というケースもあれば、ギリギリ5分前といったケースもあります。

これから利用する会議室の解錠時間が、利用開始時間の何分前になるかについても確認しておきましょう。特にイベントなどでは、準備やセッティングのために、十分な時間を必要とするケースが出てきます。

場合によっては、準備が解錠からでは間に合わない場合もあるかもしれません。解錠時間に余裕のある会議室を選ぶか、予約時間を前倒しして予約するようにしましょう。

まとめ

ここまで、会議室を予約するときのポイントと注意点をまとめてみました。会議室選びのコツや、設備やレイアウトに関する知識、そしてルールについて把握できれば、きっと最適な会議室を見つけることができ、イベントも成功に導くことができるでしょう。

もしも、会議室の選定に携わるのが初めての方でしたら、これらのポイントをチェックリストにして、チェックすることを特におすすめします。

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